Recientemente se ha aprobado una norma que establece la obligación de emitir factura electrónica en determinados supuestos. Tome medidas para tenerlo todo listo cuando esta regla entre en vigor.
Nueva norma
Destinatarios empresarios. Según una norma reciente, todas las empresas y profesionales –con independencia de su tamaño o plantilla– tendrán que expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Apunte. Hasta ahora, esta obligación sólo existía en ciertos casos en los que el destinatario era una administración pública. Si se trataba de un empresario, era voluntario y se requería obtener primero la autorización del destinatario.
Particulares. Asimismo, se ha aprobado que las empresas que presten servicios de especial trascendencia económica cuyo destinatario sea el público en general (servicios bancarios, seguros, suministros, transportes, comercio al por menor…) también estarán sujetas a esta obligación cuando el cliente sea un particular y éste acepte el formato electrónico o lo solicite expresamente. En el caso de las agencias de viaje, transporte y comercio al por menor, sólo existirá esta formalidad si la contratación se lleva a cabo por medios electrónicos.
No servirán en PDF. Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de soluciones tecnológicas y plataformas de empresas especializadas. Entre otros aspectos, estas soluciones deberán garantizar la interconexión y la inalterabilidad, además de proporcionar información sobre el estado de las facturas y permitir descargarlas, copiarlas o imprimirlas. ¡Atención! Ya no bastará con remitirlas en PDF por correo electrónico.
¿A partir de cuándo?
Entrada en vigor. Todavía se desconoce cuándo entrará en vigor esta norma. Antes debe aprobarse el desarrollo reglamentario de la nueva obligación y, una esto se produzca:
- En el caso de las empresas y profesionales que facturan más de ocho millones de euros anuales, debe transcurrir un año desde que se apruebe dicho reglamento.
- Para el resto, esta nueva obligación les será exigible transcurrido un plazo de dos años .
Autorización. Para que esta norma sea aplicable, también es preciso que la Unión Europea acepte su implementación (tal como se ha solicitado), ya que contraviene el reglamento europeo que permite emitir las facturas en papel, así como la normativa que supedita el envío de facturas electrónicas a su previa aceptación por el destinatario.
Formato “facturae”
Formato aceptado. Es recomendable que vaya adaptando la facturación de su empresa para cumplir con estas exigencias. A la espera del desarrollo reglamentario, si su empresa no dispone de un programa para generar facturas electrónicas, puede acceder a http://www.facturae.gob.es y descargarse Facturae, una aplicación gratuita que le permitirá hacerlo. Apunte. Muchas empresas ya utilizan este programa para emitir sus facturas electrónicas cuando el destinatario es una administración pública, por lo que cabe entender que también será válido para empresas y particulares.
Requisitos. El formato Facturae cumple los requisitos que se exigen para las facturas electrónicas, como su inalterabilidad o autenticidad de origen. Además, facilita su conservación, ya que permite conservar una copia legible.
Esta nueva obligación puede tardar bastante en implementarse: antes debe llevarse a cabo su desarrollo reglamentario y ser aceptada por la UE. Mientras eso se produce, tome medidas para adaptar los sistemas de facturación de su empresa.
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